Recomendações para as câmaras nacionais e os conselhos nacionais dos notariados membros da UINL

 

1. Que para assegurar a segurança jurídica de um contrato importante, os cidadãos e as empresas, como consumidores, acostumem-se em recorrer a um terceiro de confiança, ainda que estejamos em um mundo desmaterializado.

 

RECOMENDAÇÃO: Informar ao público em geral que os notários dominam perfeitamente o acesso à tecnologia.

 

2. Quem melhor que o notário pode ser esse terceiro de confiança, como jurista imparcial e independente e controlado a tal efeito pelo Estado há séculos; realiza assim a justiça voluntária, que brinda proteção a título preventivo de qualquer conflito.

 

3. Que graças a algumas cláusulas apropriadas e claras nos documentos que redige, o notário não deixa dúvida alguma quanto a sua aplicação e ao que responde às consequências desejadas pelas partes, conferindo a elas, desta forma, um título com valor probatório, tão importante na hora de demonstrar a propriedade, tanto imobiliária quanto mobiliária.

 

RECOMENDAÇÃO: promover a "titulação", é dizer, permitir que qualquer pessoa tenha acesso à habitação e à terra, entregando-lhe um título de propriedade segura, visto que todos os indivíduos que não possuem um título não podem demonstrar a propriedade de seus bens.

 

4. Que os documentos emitidos pelos notários tenham força executiva semelhante a uma decisão de um tribunal de última instância, permitindo implementá-los sem a intervenção de um advogado nem de um tribunal, sempre que os documentos fornecidos possuírem sanções claras em caso de descumprimento dos compromissos assumidos por uma das partes.

 

RECOMENDAÇÃO: garantir que os documentos notariais possuam força executiva em todos os países da UINL

 

5. Que o notário de tipo latino se encarregue tanto dos trâmites prévios às escrituras quanto dos posteriores, como a transcrição ou inscrição das mesmas nos registros públicos. Graças à investigação prévia, aumentará a segurança jurídica dos documentos notariais e serão evitadas discussões e conflitos posteriores à escritura, assegurando-se desta forma uma missão de justiça preventiva.

 

6. Que durante a elaboração de um contrato, o notário tenha a obrigação de procurar um equilíbrio entre as partes. Assim, assume o seu papel social na sociedade, evita por todos os meios que os documentos contenham cláusulas abusivas, não colabora com uma parte escondida da outra, defende os interesses dos mais fracos, em especial de pessoas vulneráveis, e leva em conta o nível intelectual das partes.

 

RECOMENDAÇÃO: promover o papel social do notário e organizar uma campanha de comunicação dirigida ao público em geral.

 

7. Que o notário de tipo latino desempenhe um papel primordial de assessor e "mestre das leis". Sua assessoria é uma parte inerente da chamada autenticação ativa de contratos e a remuneração do mesmo está incluída nas taxas cobradas de acordo com a tarifa alfandegária. Explicam-se às partes, o conteúdo e os motivos de cada cláusula, assim como suas consequências. O Notariado de cada Estado deve organizar uma jornada nacional de consulta gratuita a este respeito.

 

RECOMENDAÇÃO: Estabelecer um dia nacional de consulta em todos os países da UINL, se possível, na mesma data.

 

8. Que o usuário do serviço possa recorrer ao notário que escolher. Em princípio, é possível escolher livremente o seu notário, salvo nos casos expressamente previstos por lei (falências, vendas públicas). O usuário do serviço tem essa confiança, sabendo que o notário não só conhece a sua história familiar, como é obrigado a manter o sigilo e discrição.

 

9. Que o notário não só receba a formação jurídica adequada na universidade, obtendo um diploma em Direito e em seguida o diploma Superior de Notário na faculdade ou um certificado de aptidão para desempenhar as funções de um notário emitido por um centro de formação notarial, tudo isso seguido de um período de prática em um escritório notarial, além da obrigação de jornadas de estudo no âmbito da formação contínua. Assim, permanece necessariamente informado das últimas novidades no campo da legislação, da doutrina e da jurisprudência e mantém sua condição de jurista de alto nível, capaz de ajudar os utilizadores do serviço em todos os assuntos notariais.

 

RECOMENDAÇÃO: promover o acesso à Universidade do Notariado, eventualmente com a educação à distância no futuro (e-learning).

 

10. Que o notário é sujeito a regras rígidas de conduta, estabelecidas em um código nacional de ética que normalmente corresponde às normas do código estabelecido pela UINL.

 

RECOMENDAÇÃO: estabelecer nos países que não possuem um código de ética que sigam os padrões da UINL.

 

11. Que ao elaborar documentos corretos e completos, auxiliem de forma indireta os tribunais, evitando que surjam conflitos entre as partes. Seu campo de atividade engloba certos procedimentos judiciais (liquidações, vendas judiciais, etc.) que em alguns países são atribuídos diretamente aos notários. Desta forma, absorvem trabalho de juízes e contribuem para reduzir os procedimentos judiciais. O notariado está organizado para trabalhar com mais flexibilidade que os tribunais neste terreno, além de ser um especialista em mediação.

 

RECOMENDAÇÃO: aumentar os poderes do notariado do tipo latino em matéria de justiça, a fim de facilitar o trabalho dos tribunais.

 

12. Que os seus documentos tenham um valor econômico claro. Autenticidade é um valor económico que só vai aumentar, especialmente no contexto da globalização da economia e do mercado em geral. Efetivamente, os conflitos comerciais desaceleram a dinâmica do desenvolvimento da sociedade e impedem as atividades empresariais.

 

RECOMENDAÇÃO: Organizar uma campanha de comunicação cujo objetivo consista em demonstrar a eficácia econômica dos documentos notariais.

 

13. Que, além disso, o notário é um agente e parceiro do Estado. Ele recolhe determinados impostos durante a autorização das escrituras. Ele tem a obrigação de comunicar os casos de lavagem de dinheiro ou crime organizado. E, em geral, faz essa ponte necessária entre o Estado e o cidadão. Conta assim com a confiança do Estado como um terceiro participante.

 

RECOMENDAÇÃO: Criar listas de indicadores de lavagem de dinheiro e crime organizado.

 

14. Que em alguns países, a atividade notarial se estenda ao Direito Público, ajudando o Estado, as comunidades territoriais e as instituições públicas na elaboração de contratos.

 

RECOMENDAÇÃO: Introduzir uma formação em matéria de Direito Público em universidades ou escolas do notariado.

 

15. Que em um contexto internacional, em virtude do aumento das relações transfronteiriças, sejam criadas redes de notários entre os distintos países com o objetivo de tratar das questões de Direito internacional privado. Desta forma, os notários se comunicariam mutuamente acerca de seus respectivos direitos nacionais. Algumas autoridades nacionais já admitem o trânsito de documentos fora de suas fronteiras e reconhecem o valor probatório de um documento estrangeiro e, se necessário, até mesmo a sua aplicabilidade.

 

RECOMENDAÇÃO: Reconhecer documentos notariais em um contexto internacional.

 

16. Que uma desregulamentação do serviço notarial possa ser nefasta para os cidadãos e as empresas. Causaria uma deterioração do serviço. Notários, então, trabalhariam com valores menores, proporcionando um serviço pior e deixando o caminho livre para uma grande competição. O "numerus regulatus" possui virtudes nada desprezíveis dentro de algumas tarifas fixadas pelo Estado. A desregulamentação mais avançada, que confere esses serviços a outras entidades, diminuiria a segurança jurídica. Esses terceiros não foram designados ou controlados pelo Estado ou por alguma das câmaras de disciplina, nem trabalham sob as regras restritas que permanecem. O notariado, que já existe há séculos, sempre conseguiu se adaptar a todas as mudanças culturais, econômicas, sociais e técnicas. O notário é o profissional ideal para evitar casos de documentos fraudulentos e lavagem de dinheiro em seu campo profissional. Além disso, o notariado é a profissão mais digital de todas as profissões jurídicas e há muito tempo adquiriu o costume de fazer uso de todas as novas tecnologias.

 

TEMA 2: A ESCRITURA PÚBLICA E A DIGITALIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS: DIREITOS TÉCNICOS E JURÍDICOS

 

 I. A ESCRITURA MATRIZ: SUPORTE EM PAPEL OU DESMATERIALIZADA

 

1. No âmbito da UINL são observadas atualmente três possíveis formas de autorização e de arquivo de escrituras públicas:

 

a) Suporte em papel e firma manuscrita.

b) Suporte eletrônico com assinatura dos outorgantes por firma eletrônica simples ou qualificada e firma do notário qualificada.

c) Suporte eletrônico com firma dos outorgantes pelo tablet e criptografia mediante à firma eletrônica qualificada do notário

 

2. Em todo caso, a atuação presencial do notário é essencial em qualquer uma das três modalidades para desenvolver plenamente o procedimento de autenticação do documento (identificação das partes, juízo de capacidade, qualificação das faculdades representativas, informação de consentimento, controle da legalidade material ou de fundo, controle de licenças e autorizações administrativas, prevenção à lavagem de capitais, recolhimento e comunicação de dados para efeitos fiscais, urbanísticos, de política de habitação e ocupação do solo, de proteção à agricultura, de proteção ao meio ambiente, do exercício dos direitos de aquisição – em especial de caráter público  ou privado, etc.) e dar fé de seu conteúdo.

 

3. Recomenda-se que, para a formulação dos instrumentos originais, utilizem-se os suportes que estimulem a presença física do notário e dos outorgantes, assim como o suporte em papel e o suporte eletrônico para o procedimento de assinatura em tablet e criptografia mediante a firma eletrônica do notário.

 

4. Recomenda-se ainda que na linha apontada pela Assembleia dos Notariados membros da UINL, celebrada em Budapeste em 10 de outubro de 2014, rejeitar todos os sistemas de outorga e autorização que não comprovem a intermediação do notário no local e no momento da celebração do negócio.

 

5. Recomenda-se ainda que nos países que optam pelo suporte em papel, forme-se outro arquivo ou protocolo em suporte eletrônico que seja o reflexo daquele e facilite a expedição de cópias, a remessa dos dados de referência, a consulta e, se necessário, a verificação da vigência do documento mediante a técnica do Código Seguro de Verificação, CSV.

 

II. A CÓPIA ELETRÔNICA E SUA INSCRIÇÃO NOS REGISTROS

 

1. Recomenda-se incentivar o uso da cópia em suporte eletrônico e procurar, em alguns casos, as oportunas modificações legislativas nos países em que essa prática não é reconhecida.

 

2. Para evitar a possibilidade de multiplicar ad infinitum as cópias da cópia eletrônica, prática que longe de proporcionar segurança poderia resultar no descontrole do número de cópias na mão de pessoas não autorizadas, recomenda-se que as cópias eletrônicas com valor jurídico legal do documento autêntico em papel só possam ser designadas por notários, autoridades judiciais e funcionários da Administração e que tais cópias eletrônicas só podem ser passadas para o papel pelo próprio notário autorizante, pelo notário destinatário ou que faça parte dos expedientes administrativos.

 

3. Para pessoas com direito à cópia, recomenda-se a cópia simples eletrônica acompanhada do Código Seguro de Verificação.

 

4. Recomenda-se a implantação do sistema de Código Seguro de Verificação como um complemento do arquivo ou protocolo eletrônico ou do reflexo eletrônico do protocolo em suporte de papel para atestar a existência e vigência de um ato autêntico.

 

5. Recomenda- se assim mesmo o emprego dos Códigos Seguros de Verificação dos atos autênticos contidos no protocolo eletrônico ou no reflexo eletrônico do protocolo em suporte de papel para estabelecer a rastreabilidade da vida útil dos direitos ou poderes contidos nos mesmos a fim de facilitar e melhorar a segurança jurídica indispensável que deve proporcionar ao notário.

 

6. Recomendam-se o emprego da cópia parametrizada das escrituras e a integração de dados nos registros correspondentes, sob a exclusiva responsabilidade do notário, respeitando as normas nacionais.

 

III. FACILITAÇÃO DA ELIMINAÇÃO DE DISTÂNCIAS

 

1. Recomenda-se que, utilizando os meios eletrônicos, os notários mantendo a necessidade da presença física e com respeito ao conjunto de regras que são aplicáveis à sua função, facilitem a contratação sem o deslocamento dos outorgantes que estão localizados em longas distâncias.

 

2. Recomenda-se também facilitar o estabelecimento de plataformas eletrônicas de colaboração entre os notários a nível internacional, como por exemplo o sistema Eufides.

 

IV. DO ARQUIVO ELETRÔNICO E SUA GESTÃO

 

1. Recomenda-se que, nos países em que se decida substituir o protocolo em suporte de papel e que provaram sua confiabilidade ao longo dos séculos, o arquivo eletrônico de escrituras públicas cumpra as seguintes exigências:

a) determinar de forma concreta um prazo mínimo de duração;

b) conter uma garantia dos provedores que assegure a duração estabelecida;

c) fixar os procedimentos de migração homologados de forma que não possam perder as informações nem serem contestados em juízo;

d) respeitar as mesmas regras de confidencialidade e segredo profissional que os arquivos em suporte de papel.

 

2. Recomenda-se que:

a) as organizações notariais enfrentem de maneira coletiva a execução dos arquivos informáticos;

b) que, no âmbito de uma infraestrutura comum, os arquivos de cada notário sejam independentes e acessíveis somente pelo notário autorizante, seu substituto ou seu sucessor.

 

IV. DOS SERVIÇOS PRESTADOS PELOS NOTÁRIOS AOS SEUS CLIENTES

 

1. Recomenda-se o uso dos meios eletrônicos para todas as relações entre o notário e seus clientes em assuntos de trâmite ou outros serviços externos à fé pública.

 

PARIS, 22 de outubro de 2016

Coordenadores internacionais: Natalia Perry Turbay (Colômbia) e Luc Weyts (Bélgica), notários

Fonte: CNB/CF 

 

Nota de responsabilidade:

As informações aqui veiculadas têm intuito meramente informativo e reportam-se às fontes indicadas. O Colégio Notarial Seção RS não assume qualquer responsabilidade pelo teor do que aqui é veiculado. Qualquer dúvida, o consulente deverá consultar as fontes indicadas.